Toutes les fonctionnalites pour gerer votre activite
Ekina reunit tous les outils dont les artisans et micro-entrepreneurs ont besoin au quotidien : devis, factures, clients, relances, declarations et exports comptables.
Devis professionnels
Creez des devis professionnels en quelques minutes, directement depuis votre bureau ou sur le chantier grace a l'interface mobile optimisee d'Ekina. Personnalisez vos modeles avec votre logo, vos couleurs et vos conditions generales pour reflechir une image soignee aupres de vos clients. Chaque devis inclut automatiquement les mentions legales obligatoires imposees par la reglementation francaise, comme la duree de validite, les conditions de paiement et la reference a l'assurance decennale si applicable.
La signature electronique integree permet a vos clients d'accepter un devis en un clic, sans impression ni envoi postal. Vous recevez une notification instantanee des qu'un devis est signe, et pouvez suivre en temps reel le statut de chaque proposition : en attente, accepte, refuse ou expire. Les devis acceptes se convertissent en facture d'un simple clic, sans ressaisie. Gerez les versions successives d'un meme devis en conservant l'historique complet des modifications. Ajoutez des lignes de produits depuis votre catalogue, appliquez des remises, et laissez Ekina calculer automatiquement les totaux HT et TTC selon votre regime fiscal.
Factures conformes
Emettez des factures parfaitement conformes a la legislation francaise en vigueur. Ekina genere automatiquement une numerotation sequentielle stricte sans rupture, comme l'exige l'administration fiscale. Toutes les mentions obligatoires sont inserees automatiquement : numero SIRET, code APE, adresse, conditions de paiement, penalites de retard, indemnite forfaitaire de recouvrement et reference a l'article 293 B du CGI si vous etes en franchise de TVA.
Convertissez un devis accepte en facture en un seul clic : les lignes, prix, quantites et informations client sont repris sans aucune ressaisie. Generez des factures d'acompte, des factures de solde ou des avoirs en quelques secondes. Le format PDF professionnel est genere instantanement et peut etre envoye par email directement depuis l'application. Suivez le statut de chaque facture en temps reel : brouillon, envoyee, vue, payee ou en retard. Le tableau de bord vous donne une vision globale de votre chiffre d'affaires, des montants en attente et des impayes. Ekina conserve un historique complet et inalterable de toutes vos factures pour faciliter vos obligations comptables.
CRM integre
Centralisez toutes les informations de vos clients dans un CRM concu specialement pour les artisans et micro-entrepreneurs. Creez des fiches clients detaillees pour les particuliers (B2C) comme pour les professionnels (B2B), avec toutes les coordonnees, adresses de chantier et informations de facturation. Ajoutez des contacts multiples pour chaque entreprise cliente et designez un contact principal pour la correspondance.
Retrouvez en un coup d'oeil l'historique complet de chaque client : devis envoyes, factures emises, paiements recus, relances effectuees et notes personnelles. Les notes vous permettent de consigner des informations importantes comme les preferences du client, les acces au chantier ou les particularites techniques. Filtrez et recherchez vos clients par nom, ville, statut ou montant facture. Importez facilement vos contacts existants et gardez une base toujours a jour. Le CRM d'Ekina vous aide a construire une relation durable avec vos clients en ayant toujours les bonnes informations sous la main, que vous soyez au bureau ou en deplacement sur un chantier.
Relances automatiques
Ne laissez plus aucun impaye vous echapper grace au systeme de relances automatiques d'Ekina. L'application detecte automatiquement les factures arrivees a echeance et non reglees, puis declenche des relances par email selon des scenarios personnalisables. Definissez le nombre de relances, les delais entre chaque envoi et le ton des messages : courtois pour un premier rappel, plus ferme pour les relances suivantes, jusqu'a la mise en demeure si necessaire.
Chaque relance est envoyee de maniere intelligente : Ekina evite les doublons, respecte les jours ouvres et s'arrete automatiquement des qu'un paiement est enregistre ou si le client signale un litige. Vous gardez un historique complet de toutes les relances envoyees pour chaque facture, avec les dates et le contenu des messages. Le tableau de bord des relances vous offre une vue d'ensemble de vos impayes en cours, des montants concernes et de l'anciennete des retards. Vous pouvez egalement declencher une relance manuelle a tout moment. Ce systeme vous fait gagner un temps precieux et ameliore significativement votre tresorerie en reduisant les delais de paiement.
Declarations fiscales
Simplifiez vos obligations fiscales grace aux outils de declaration integres a Ekina. L'application calcule automatiquement vos cotisations URSSAF en fonction de votre chiffre d'affaires encaisse et de votre categorie d'activite (prestations de services, vente de marchandises, activite liberale). Si vous etes en franchise de TVA au titre de l'article 293 B du CGI, Ekina adapte automatiquement tous vos documents et calculs en consequence.
Pour les assujettis a la TVA, Ekina calcule la TVA collectee et vous aide a preparer vos declarations. Le calendrier des obligations fiscales vous rappelle les echeances a venir : declarations URSSAF mensuelles ou trimestrielles, declarations de TVA, et autres obligations selon votre regime. Vous visualisez en temps reel le montant de vos cotisations a provisionner pour eviter les mauvaises surprises. L'application prend en charge les differents regimes fiscaux des micro-entrepreneurs et artisans francais, et s'adapte automatiquement aux seuils de chiffre d'affaires en vigueur. Toutes les donnees sont pre-calculees a partir de vos factures reellement encaissees.
Exports comptables
Exportez vos donnees comptables dans les formats standards exiges par l'administration fiscale et les experts-comptables. Ekina genere le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) au format reglementaire, pret a etre transmis en cas de controle fiscal. Ce fichier reprend l'ensemble de vos ecritures de ventes avec le detail des factures, avoirs et paiements sur la periode selectionnee.
Generez egalement des journaux de ventes detailles, un livre des recettes conforme aux obligations des micro-entrepreneurs, et un registre des achats si votre activite le necessite. Chaque export est disponible aux formats CSV et PDF pour une compatibilite maximale avec les logiciels comptables du marche. Filtrez vos exports par periode (mois, trimestre, annee fiscale) et par type d'operation. L'historique de vos exports est conserve pour assurer la tracabilite. Ces outils d'export vous font gagner un temps considerable lors de la cloture comptable et garantissent la conformite de vos documents vis-a-vis des exigences legales francaises. Votre expert-comptable recoit des donnees propres et structurees, sans ressaisie necessaire.
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