Registre des achats micro-entrepreneur : qui doit le tenir et comment ?

Le registre des achats est un document comptable obligatoire pour certains micro-entrepreneurs. Mais contrairement à ce que beaucoup croient, il ne concerne pas tout le monde. Seuls les micro-entrepreneurs qui exercent une activité d'achat-revente de marchandises sont tenus de le remplir. Si vous êtes prestataire de services ou en profession libérale, vous n'en avez pas besoin.

Ce guide fait le tri : qui est obligé, qui ne l'est pas, quelles colonnes remplir et quels justificatifs garder.

Qui est obligé de tenir un registre des achats ?

L'article L123-28 du Code de commerce et l'article 50-0 du Code général des impôts (CGI) définissent les obligations comptables des micro-entrepreneurs. Le registre des achats est imposé uniquement aux micro-entrepreneurs relevant du régime BIC dont l'activité principale consiste en la vente de marchandises, de denrées alimentaires à emporter ou à consommer sur place, ou la fourniture de logement.

Concrètement, voici qui est concerné et qui ne l'est pas :

Si votre activité est mixte (vente de marchandises + prestations de services), le registre des achats s'applique à la partie vente de marchandises uniquement.

Différence entre registre des achats et livre de recettes

Ces deux documents sont souvent confondus, mais ils ont des finalités très différentes :

• Le livre de recettes enregistre tous vos encaissements (ce que vous gagnez). Il est obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs, sans exception. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur le livre de recettes.
• Le registre des achats enregistre vos approvisionnements en marchandises destinées à la revente (ce que vous achetez pour revendre). Il ne concerne que les activités BIC ventes.

Ces deux documents doivent être tenus séparément. Vous ne pouvez pas les fusionner dans un seul tableau.

Les colonnes obligatoires du registre des achats

Le registre des achats doit être tenu par ordre chronologique et contenir les informations suivantes pour chaque achat :

Le registre peut être tenu sur un support papier (cahier relié) ou sur un support numérique (tableur, logiciel de gestion). Quel que soit le support, les écritures ne doivent comporter ni blanc ni rature.

Justificatifs à conserver

Chaque ligne du registre des achats doit pouvoir être justifiée par une pièce comptable. Vous devez conserver :

• Les factures fournisseurs pour tout achat professionnel.
• Les tickets de caisse lorsque vous achetez en magasin de gros ou auprès de particuliers (marchés, brocantes).
• Les bons de livraison si la facture ne détaille pas suffisamment la marchandise reçue.

Ces justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de l'achat (art. L123-22 du Code de commerce). Ils peuvent être conservés sous forme numérique (scan ou photo lisible) à condition de garantir leur intégrité.

Deux exemples concrets

Nadia, vendeuse de bijoux faits main

Nadia est micro-entrepreneuse. Elle achète des perles, fermoirs et fils auprès de grossistes, puis fabrique et vend des bijoux sur les marchés et en ligne. Son activité relève du BIC ventes (fabrication et vente de produits). Elle doit donc tenir un registre des achats.

Voici un extrait de son registre :

Nadia conserve chaque facture fournisseur et chaque ticket de caisse dans un classeur dédié, rangé par mois. Elle note également ses ventes dans son livre de recettes, qui est un document séparé.

Thomas, revendeur de pièces détachées auto en ligne

Thomas achète des pièces détachées automobiles auprès de distributeurs et les revend sur sa boutique en ligne. Son activité est de l'achat-revente pure (BIC ventes). Le registre des achats est obligatoire.

Extrait de son registre :

Erreurs fréquentes à éviter

• Tenir un registre alors que vous n'y êtes pas obligé. Si vous êtes prestataire de services (plombier, graphiste, consultant), vous n'avez pas besoin de registre des achats. Seul le livre de recettes est obligatoire.
• Y inscrire des achats de matériel professionnel. Le registre ne concerne que les marchandises destinées à la revente ou les matières premières entrant dans un produit vendu. Vos achats d'outillage, de fournitures de bureau ou de logiciels n'y figurent pas.
• Oublier la référence de la pièce justificative. Chaque ligne doit être rattachée à un numéro de facture ou de ticket. Sans cette référence, le registre n'est pas conforme.
• Ne pas conserver les justificatifs. Le registre seul ne suffit pas. Vous devez pouvoir présenter la facture ou le ticket correspondant à chaque ligne en cas de contrôle.
• Fusionner le registre des achats et le livre de recettes. Ce sont deux documents distincts qui doivent être tenus séparément.

Cas particulier : le drop-shipping

Le drop-shipping consiste à vendre un produit sans jamais le stocker physiquement. Vous passez la commande à votre fournisseur, qui expédie directement au client final.

Du point de vue fiscal, le drop-shipping est considéré comme une activité de vente de marchandises (BIC ventes). Vous achetez un produit pour le revendre, même si vous ne le manipulez pas. Le registre des achats est donc obligatoire pour les micro-entrepreneurs en drop-shipping.

Chaque commande passée auprès de votre fournisseur doit figurer dans le registre, avec la facture fournisseur correspondante comme justificatif.

Questions fréquentes

Un micro-entrepreneur prestataire de services doit-il tenir un registre des achats ?

Non. Le registre des achats est obligatoire uniquement pour les micro-entrepreneurs exerçant une activité de vente de marchandises, de denrées alimentaires ou de fourniture de logement (BIC ventes). Les prestataires de services ne sont pas concernés.

Peut-on fusionner le registre des achats et le livre de recettes ?

Non. Ce sont deux documents distincts avec des finalités différentes. Le livre de recettes enregistre vos encaissements (ce que vous gagnez), le registre des achats enregistre vos approvisionnements (ce que vous achetez pour revendre). Les deux doivent être tenus séparément.

Les achats de matériel sont-ils dans le registre des achats ?

Cela dépend. Seuls les achats de marchandises destinées à la revente ou de matières premières entrant dans la fabrication d'un produit vendu doivent figurer dans le registre. Les achats de matériel pour votre activité (outils, fournitures de bureau) n'y figurent pas.

Faut-il noter les achats personnels utilisés pour l'activité ?

Non. Le registre des achats ne concerne que les achats professionnels liés à votre activité de vente. Les dépenses personnelles, même partiellement utilisées pour l'activité, n'ont pas à y figurer.

Pour aller plus loin

• Livre de recettes micro-entrepreneur : modèle et obligations - Le document comptable obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs.
• Mentions obligatoires sur une facture micro-entrepreneur - Les 10 mentions imposées par la loi sur chaque facture.
• BIC ou BNC : comment savoir dans quelle catégorie vous êtes - La distinction qui détermine vos obligations comptables.

Sources officielles

• service-public.fr - Obligations comptables du micro-entrepreneur
• legifrance.gouv.fr - Article 50-0 du Code général des impôts
• legifrance.gouv.fr - Article L123-28 du Code de commerce